REGULAMIN KONFERENCJI
„KOBIETY DLA KOBIET”
(dalej: „regulamin”)
§1
Informacje ogólne
- Niniejszy regulamin ma zastosowanie wobec Uczestników Konferencji „Kobiety dla Kobiet”, która odbędzie się w dniu 25.03.2023 r. w Hotelu Narvil Conference & Spa, ul. Czesława Miłosza 14A, 05-140 Serock, dalej zwaną „Konferencją”. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany właściwości Konferencji, w tym zmiany miejsca Konferencji, wskazanych w zdaniu pierwszym niniejszego ustępu, do dnia rozpoczęcia Konferencji.
- Organizatorem Konferencji jest Karina Barszczewska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Indywidualna Specjalistyczna Praktyka Lekarska Karina Barszczewska, NIP 5542923353, ul. Kolorowa, nr 5, lok. 16, 20-802 Lublin, zwany w dalszych częściach regulaminu „Organizatorem”.
- Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem www.kobietydlakobiet.com.
- Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego do Organizatora oraz udział Uczestnika w Konferencji jest jednoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego regulaminu i jest wiążące dla stron.
- Uczestnikami Konferencji są osoby, które dokonają rejestracji (zgłoszenia) oraz dokonają opłaty konferencyjnej (opłaty rejestracyjnej). Konferencja nie jest skierowana do osób poniżej 18 roku życia. Program Konferencji i szczegóły dotyczące Konferencji dostępne są na stronie internetowej Konferencji.
- Każda osoba, która otrzymała potwierdzenie zgłoszenia na Konferencję lub przebywa na terenie, na którym przeprowadzana jest Konferencja obowiązana jest stosować się do postanowień niniejszego Regulaminu.
- Celem Regulaminu jest zapewnienie bezpieczeństwa Konferencji poprzez określenie zasad zachowania się osób obecnych na Konferencji i korzystania przez nie z terenu, na którym przeprowadzana jest Konferencja, a także urządzeń znajdujących się na nim, a ponadto uregulowanie praw i obowiązków uczestników Konferencji w związku z uzyskaniem elektronicznego potwierdzenia rejestracji na Konferencję.
- Organizator informuje, że udział w Konferencji ma charakter edukacyjny/szkoleniowy i nie stanowi reklamy poszczególnych instytucji, podmiotów uczestniczących w Konferencji. W ramach Konferencji mogą odbywać się sesje edukacyjne, prelekcje. Dokładny plan Konferencji dostępny jest na stronie internetowej www.kobietydlakobiet.com.
- Konferencja odbywa się w terminie, miejscu oraz formie wskazanej przez Organizatora.
- W przypadku zdarzeń losowych lub innych przyczyn niezależnych od Organizatora – zagrożenia dla życia i zdrowia Uczestników, epidemii, klęski żywiołowej, stanu nadzwyczajnego, dopuszcza się możliwość zmiany założeń i formy organizacji Konferencji, a także terminu i miejsca Konferencji.
- Konferencja ma charakter zamknięty.
§2
Zgłoszenie udziału (warunki uczestnictwa)
- W celu wzięcia udziału w Konferencji Uczestnik ma obowiązek dokonania rejestracji za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji pod adresem: www.kobietydlakobiet.com oraz terminowego uiszczenia opłat w wysokości, terminie i na rachunek wskazany przez Organizatora. Zgłoszenia (rejestracje) na Konferencję trwają do dnia 27.02.2022r. lub do wcześniejszego wyczerpania miejsc.
- Wstęp uczestników na Konferencję odbywa się na podstawie otrzymanego od Organizatora potwierdzenia zgłoszenia/rejestracji, wysłanego na adres e-mail podany przez uczestnika podczas procesu zgłoszenia on-line.
- Warunkiem udziału w Konferencji jest:
1) zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji, do dnia określonego przez Organizatora, za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji pod adresem www.kobietydlakobiet.com,
2) uiszczenie opłaty konferencyjnej w wysokości i terminie określonych przez Organizatora. - Organizator ma prawo do przedłużenia terminu zgłoszeń., o którym mowa w ust. 1. Ewentualna decyzja zostanie umieszczona na stronie internetowej Konferencji i/lub na portalu społecznościowym Organizatora.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów lub zmiany programu Konferencji, z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi w takim przypadku nie przysługuje prawo do odszkodowania czy innego roszczenia ze strony Organizatora. W przypadku zmiany prelegentów lub wprowadzenia zmian do programu Konferencji, Organizator zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej www.kobietydlakobiet.com i/lub na portalach społecznościowych Organizatora aktualnych informacji.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania czy innego roszczenia ze strony Organizatora. Jednocześnie Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z Konferencją.
- Liczba miejsc udziału w Konferencji jest ograniczona. O udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń oraz data wpływu opłaty konferencyjnej na rachunek bankowy Organizatora.
- Każdy uczestnik ma prawo do uzyskania niezbędnych informacji dotyczących programu, terminu i miejsca Konferencji. Szczegóły dotyczące Konferencji znajdują się pod adresem www.kobietydlakobiet.com.
§3
Wypełnienie formularza zgłoszeniowego
- Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza zgłoszeniowego.
- Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa upływa w dniu wskazanym przez Organizatora.
- Uczestnik gwarantuje, że wszystkie dane przekazane do rejestracji są prawidłowe.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza zgłoszeniowego błędnych danych Uczestnika.
- Rejestracja na Konferencję możliwa jest poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego znajdującego się pod adresem internetowym www.kobietydlakobiet.com
§4
Płatności
- Informacja na temat wysokości opłaty konferencyjnej za uczestnictwo w Konferencji jest zamieszczona na stronie internetowej Organizatora (www.kobietydlakobiet.com).
- Osoba dokonująca rejestracji na Konferencję, bierze na siebie obowiązek dokonania opłaty rejestracyjnej.
- Organizator przewiduje płatność za udział w Konferencji poprzez system płatności internetowych (przelewy24), do którego następuje przekierowanie po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w §3 regulaminu.
- Po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego oraz pomyślnym (skutecznym) zrealizowaniu płatności za udział w Konferencji, na adres mailowy podany w zgłoszeniu zostanie przesłane potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji.
- W przypadku braku otrzymania potwierdzenia uczestnictwa w ciągu 48h od wysłania zgłoszenia rejestracyjnego oraz opłacenia opłaty rejestracyjnej należy skontaktować się z Organizatorem pod następującym adresem e-mail: kontakt@kobietydlakobiet.com
- Organizator zastrzega sobie prawo do żądania przesłania przez Uczestnika drogą elektroniczną potwierdzenia przelewu, pod rygorem odmowy udziału w Konferencji.
- Na życzenie Uczestnika, Organizator może wystawić fakturę za uczestnictwo w Konferencji. Dane do wystawienia faktury muszą być zgodne z danymi podmiotu wnoszącego opłatę za Konferencję.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy zarejestrowania Uczestnika na Konferencję, informując zainteresowanego o przyczynach odmowy.
- Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji w terminie 14 dni od daty zgłoszenia uczestnictwa nie później jednak niż do dnia rozpoczęcia Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail: kontakt@kobietydlakobiet.com. Przy zachowaniu tego terminu i formy, Organizator zwróci Uczestnikowi opłatę konferencyjną.
- W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji zgodnie z formą i terminem określonym w ust. 9, Organizator niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty złożenia rezygnacji zwróci opłatę konferencyjną na konto bankowe, z którego opłacono bilet.
- Koszt udziału w Konferencji, ewentualnego pobytu i przejazdu oraz koszt noclegu i wszelkich usług dodatkowych oferowanych przez Hotel, o którym mowa w § 1 ust. 1 regulaminu, typu mini bar, telefony, usługi pralnicze, SPA, usługi rozrywkowe, indywidualne rachunki gastronomiczne i barowe, Uczestnik pokrywa we własnym zakresie, na zasadach obowiązujących w Hotelu.
§5
Organizacja Konferencji
- Konferencja będzie fotografowana i filmowana. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na rejestrację, utrwalenie i udostępnienie (rozpowszechnianie) wydarzeń z udziałem Uczestnika, w tym wykorzystanie wizerunku i wypowiedzi Uczestnika. Akceptacja Regulaminu stanowi zrzeczenie się wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych) wobec Organizatora z tytułu wynagrodzenia za korzystanie z wizerunku/głosu/wypowiedzi Uczestnika. Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, iż fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Konferencji mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Konferencji oraz w mediach społecznościowych Konferencji i/lub Organizatora i/lub prelegenta i/lub partnera Konferencji, a także umieszczane w materiałach związanych z działalnością Organizatora i/lub prelegenta i/lub partnera Konferencji, a w szczególności w materiałach informacyjnych, marketingowych i reklamowych oraz szkoleniowych Organizatora i/lub prelegenta i/lub partnera Konferencji.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za należące do uczestników przedmioty zagubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
- Organizator zapewnia poczęstunek w postaci przerwy kawowej oraz przerwy lunchowej.
- Uczestnik Konferencji jest zobowiązany do zachowania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, w szczególności do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym przepisów BHP, ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody powstałe wskutek postępowania Uczestnika podczas Konferencji w sposób niezgodny z prawem lub Regulaminem.
- Uczestnik Konferencji ponosi pełną odpowiedzialność prawną i materialną za szkody spowodowane swoim działaniem lub zaniechaniem, w tym dokonane na terenie obiektu w którym jest organizowana Konferencja (tj. w Hotelu, o którym mowa w § 1 ust. 1 regulaminu).
- Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania regulaminu Hotelu, o którym mowa w § 1 ust. 1 regulaminu (dostępnego na recepcji głównej Hotelu).
§6
Klauzula RODO
- Organizator informuje, że wskazane przez Uczestnika dane osobowe będą przechowywane w sposób zabezpieczający przed ich ujawnieniem i przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.), zwane dalej „RODO”.
- Zgodnie z art. 13 RODO, Organizator informuje, iż:
1) Administratorem danych osobowych Uczestnika jest (dalej „Administrator”) Karina Barszczewska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Indywidualna Specjalistyczna Praktyka Lekarska Karina Barszczewska, NIP 5542923353, ul. Kolorowa, nr 5, lok. 16, 20-802 Lublin
2) Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, we wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: kontakt@kobietydlakobiet.com
3) Administrator odpowiada za wykorzystanie danych osobowych Uczestnika w sposób bezpieczny oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4) dane osobowe Uczestnika przetwarzane będą w celach:
a) wysyłania Newsletter oraz realizowania innych działań marketingowych i handlowych wykraczających poza uzasadniony interes administratora w przypadku wyrażenia zgody na te działania,
b) zawarcia i realizacji umowy uczestnictwa w Konferencji,
c) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym: rachunkowych, podatkowych,
d) realizacji ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych.
5) Podstawą prawną przetwarzania danych jest:
a) art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. wysyłanie Newsletter oraz realizowanie innych działań marketingowych i handlowych w odniesieniu do osoby, która wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w tym celu,
b) art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność do zawarcia u realizacji umowy uczestnictwa w Konferencji,
c) art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. obowiązujące Administratora przepisy prawa, w szczególności dotyczące obowiązków rachunkowych, podatkowych,
d) art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający m.in. na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed ewentualnymi roszczeniami.
6) Przetwarzane dane obejmują dane zwykłe: imię i nazwisko, adres, e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania, dane do wystawienia faktury (nazwa firmy, adres, numer NIP).
7) Administrator może udostępniać dane osobowe innym administratorom działającym na mocy obowiązujących przepisów prawa, np. podmiotom świadczącym usługi pocztowe. Odbiorcami danych mogą być także inne podmioty lub organy w sytuacji, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego,
8) Administrator może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych osobowych w imieniu Administratora, w szczególności dostawcom usług IT, biurom rachunkowym, biurom prawnym, doradczym.
9) Administrator będzie przechowywał dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania.
10) W przypadkach, na zasadach i w trybie określonym w obowiązujących przepisach Uczestnikom przysługuje prawo do żądania: dostępu do treści danych oraz ich sprostowania (art. 15 i 16 RODO), usunięcia danych (art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO), przenoszenia danych (art. 20 RODO), prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu, pod warunkiem, że uprzednio wyrazili Państwo taką zgodę oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa – w przypadku podejrzenia, że dane osobowe są przetwarzane przez Administratora z naruszeniem przepisów prawa.
11) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne do zarejestrowania udziału w Konferencji (zawarcia i realizacji Umowy uczestnictwa w Konferencji). Odmowa podania danych będzie skutkowała brakiem możliwości uczestnictwa w Konferencji.
12) Podane dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 4 pkt 4) RODO.
§7
Postanowienia końcowe
- Wszelkie reklamacje i uwagi powinny być zgłaszane drogą mailową na adres e-mail: kontakt@kobietydlakobiet.com. Organizator zobowiązuje się do rozpatrzenia wszelkich uwag i wniosków w terminie 14 dni od doręczenia ich Organizatorowi. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Konferencji. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
- Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest zaakceptowanie niniejszego regulaminu.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązujące, w tym przepisy Kodeksu cywilnego.
- Wszelkie spory wynikłe z tytułu wykonania zobowiązań związanych z Konferencją będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
- Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, iż Uczestnik narusza postanowienia regulaminu Konferencji, Organizator jest uprawniony do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji (terenu obiektu, w którym organizowana jest Konferencja).
- Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Konferencji.
- Organizator ma prawo zmiany postanowień regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z chwilą ich zamieszczenia na stronie internetowej Konferencji. Wprowadzenie zmian w niniejszym regulaminie nie wymaga zgody Uczestnika.
- Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
- Kwestie sporne oraz nieujęte w niniejszym regulaminie rozstrzyga Organizator.